KI-Automatisierung mit Make, Zapier und n8n: Der Praxisguide für KMU

Kurzfassung

• Automatisierungsplattformen verbinden Ihre Programme und lassen KI-Schritte zwischen ihnen mitlaufen, zum Beispiel Text lesen, einordnen oder entwerfen.
• Zapier ist am einfachsten zu starten, Make bietet mehr Gestaltungsspielraum fürs Geld, n8n gibt die meiste Kontrolle und lässt sich selbst betreiben.
• Preise (Stand 30.10.2026): Zapier Professional ab 19,99 US-Dollar, Make Core ab 11 US-Dollar (Jahreszahlung), n8n Cloud Starter ab 20 € bei Jahreszahlung pro Monat. Die Kosten steigen mit der Zahl der Ausführungen.
• Bei personenbezogenen Daten zählen Standort, Auftragsverarbeitung und Zugriffsrechte mehr als der Preis.
• Starten Sie mit einem Ablauf, Freigabe durch einen Menschen vor jedem Versand, und messen Sie.

Eine Einführung in die Idee, vom Chat zum Workflow zu kommen, finden Sie im Beitrag KI-Workflows: So automatisieren KMU wiederkehrende Aufgaben. Dieser Beitrag hilft bei der Werkzeugwahl.

Was diese Plattformen tun

Alle drei Werkzeuge arbeiten nach demselben Prinzip: Ein Auslöser startet einen Ablauf (zum Beispiel eine eingehende E-Mail), mehrere Schritte verarbeiten die Daten (Anhang auslesen, KI befragen, Eintrag erstellen), und eine Aktion schreibt das Ergebnis in ein anderes Programm. Neu ist, dass einer der Schritte ein Sprachmodell sein kann. Dann lassen sich auch Aufgaben automatisieren, die früher nur Menschen konnten: einen Text verstehen, eine Anfrage einordnen, eine Antwort entwerfen.

Alle drei bieten Bausteine für gängige Sprachmodelle oder die Anbindung über eine Programmierschnittstelle (API). Welche Modelle genau verfügbar sind, ändert sich laufend, schauen Sie in der aktuellen Integrationsliste nach.

Die drei Plattformen im Überblick

Zapier: der einfachste Start

Zapier ist auf schnelle Ergebnisse ausgelegt. Die Oberfläche führt Schritt für Schritt durch Auslöser und Aktion, und die Zahl der anbindbaren Programme ist sehr groß. Das macht es zur naheliegenden Wahl für Teams ohne technische Erfahrung. Die Kehrseite: Bei vielen Ausführungen und verzweigten Abläufen steigen die Kosten schneller als bei den anderen.

Make: viel Gestaltungsspielraum für das Geld

Make zeigt Abläufe als visuelles Schaubild, in dem Sie Verzweigungen, Filter und Wiederholungen bauen. Das ist etwas anspruchsvoller als bei Zapier, dafür lassen sich komplexere Abläufe übersichtlich umsetzen. Preislich liegt Make im Einstieg meist unter Zapier.

n8n: Kontrolle und Selbstbetrieb

n8n kann als Cloud-Dienst genutzt oder auf eigenen Servern betrieben werden. Das Programm steht unter einer sogenannten Fair-Code-Lizenz (Sustainable Use License). Der Quellcode ist einsehbar, aber nicht jede Nutzung ist frei, prüfen Sie die Bedingungen für gewerbliche Zwecke. Der Selbstbetrieb spart Lizenzgebühren, erfordert aber Wartung, Updates, Sicherung und IT-Wissen. Die Kosten verschieben sich damit von der Lizenz zur Arbeitszeit.

Vergleich auf einen Blick

Tarife und Kontingente ändern sich häufig. Die Zahlen oben sind ein Stand, kein Angebot. Prüfen Sie die Preisseiten der Anbieter, bevor Sie sich festlegen. Die Abrechnungslogik unterscheidet sich: Zapier zählt Aufgaben, Make Credits (jede Aktion eines Moduls verbraucht Credits, meist einen), n8n Ausführungen (ein ganzer Ablauf zählt einmal). Ein Ablauf mit vielen Schritten kann deshalb bei Make oder Zapier deutlich mehr verbrauchen als bei n8n.

Drei Beispiele mit Rechnung

Die Zeitangaben sind Annahmen für die Rechnung, keine Messwerte. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen.

1. Eingangsrechnungen erfassen

Ablauf: Rechnung kommt per Mail an, Anhang wird ausgelesen, ein KI-Schritt zieht Lieferant, Betrag, Datum und Rechnungsnummer heraus, ein Mensch prüft und gibt frei, dann wird der Eintrag in der Buchhaltungssoftware angelegt.

Rechnung (Annahme): 50 Rechnungen pro Monat, manuell 5 Minuten, mit Automatisierung samt Prüfung 1,5 Minuten. Ersparnis: 3,5 Minuten mal 50 gleich 175 Minuten, rund drei Stunden pro Monat. Bei 40 € pro Stunde sind das 120 €. Die Plattformkosten liegen im Bereich zweistelliger Euro-Beträge, die KI-Kosten bei einigen Cent (siehe unten).

Achtung: Rechnungen enthalten Namen und Adressen, also personenbezogene Daten. Klären Sie Auftragsverarbeitung und Standort vorab.

2. Kundenanfragen vorsortieren und Antwort entwerfen

Ablauf: Eine Anfrage kommt per Mail, die KI ordnet sie ein (Preisanfrage, Termin, Reklamation) und schreibt bei Standardfällen einen Entwurf auf Basis Ihrer Vorlagen. Der Entwurf landet im Postfach zur Freigabe.

Rechnung (Annahme): 20 Standardanfragen pro Woche, 4 Minuten Ersparnis pro Anfrage gleich rund 80 Minuten pro Woche. Wichtig: Entwürfe gehen nie automatisch hinaus. Das schützt vor Fehlern und vor Zusagen, die Ihr Betrieb nicht halten kann. Mehr dazu im Beitrag KI im Kundenservice.

3. Beiträge für soziale Medien vorbereiten

Ablauf: Ein neuer Blogartikel erscheint, die KI formuliert Entwürfe für zwei bis drei Kanäle, die Entwürfe landen in einem Planungsdokument zur Freigabe.

Rechnung (Annahme): Ersparnis 20 Minuten pro Artikel, bei vier Artikeln im Monat rund 80 Minuten. Der Aufwand für die Freigabe bleibt.

Was die KI-Schritte kosten

Zusätzlich zur Plattform fallen Gebühren für das Sprachmodell an, wenn Sie über die Programmierschnittstelle abrechnen. Sie richten sich nach der Textmenge. Laut den aktuellen Preislisten kostet eines der kleinen Modelle (Claude Haiku 5.5) 0,10 US-Dollar pro Million Eingabe-Token und 0,50 US-Dollar pro Million Ausgabe-Token, ein größeres Modell (Claude Sonnet 5.5) 2 und 10 US-Dollar. Rechenbeispiel (Annahme): 100 Rechnungen mit je 3.000 Eingabe-Token und 300 Ausgabe-Token ergeben 300.000 und 30.000 Token. Das kostet mit dem kleinen Modell weniger als 10 Cent, mit dem größeren etwa 1 US-Dollar. Die KI-Kosten spielen bei Textaufgaben also meist keine große Rolle. Die Plattform, die Einrichtung und die Prüfzeit machen den Hauptteil aus. Einen Gesamtüberblick bietet der Beitrag Was kostet KI im Unternehmen?.

Datenschutz und Sicherheit

• Standort und Vertrag prüfen. Wo werden Daten verarbeitet, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, welche Unterauftragnehmer sind beteiligt? Auch das Sprachmodell ist ein Auftragsverarbeiter. Die Grundlagen stehen im Beitrag KI und Datenschutz in Österreich.
• Selbstbetrieb ist kein Freifahrtschein. Wenn Sie n8n selbst betreiben, aber Daten an ein externes Sprachmodell schicken, verlassen die Daten Ihre Infrastruktur trotzdem. Und Sie tragen die Verantwortung für Sicherheit und Updates.
• Zugangsdaten schützen. Die Plattformen speichern Zugänge zu Ihren Programmen. Nutzen Sie eigene Konten mit minimalen Rechten, Zwei-Faktor-Anmeldung und kein Sammelkonto.
• Daten sparsam übergeben. Schicken Sie nur, was die KI braucht. Sensible Felder (Gesundheits-, Personal-, Bankdaten) gehören nicht in den Ablauf.
• Protokolle prüfen. Fehlgeschlagene Läufe enthalten oft Inhalte. Legen Sie fest, wie lange sie gespeichert werden.

So wählen Sie die passende Plattform

1. Teamkompetenz: Wer baut und pflegt den Ablauf? Ohne technische Person spricht vieles für Zapier oder Make.
2. Datenschutzbedarf: Bei vielen sensiblen Daten sind Selbstbetrieb oder ein Anbieter mit klarer Vertragslage vorzuziehen. Holen Sie im Zweifel rechtliche Beratung ein.
3. Komplexität: Einfache Zwei-Schritt-Abläufe brauchen kein starkes Werkzeug. Verzweigungen und Datenaufbereitung sprechen für Make oder n8n.
4. Menge: Rechnen Sie die erwartete Zahl an Ausführungen durch und vergleichen Sie die Tarife mit den Abrechnungslogiken.
5. Wartung: Bei Selbstbetrieb: Wer macht Updates und Sicherung?

Als Faustregel: Zapier für den schnellen Test, Make für Abläufe mit mehr Logik bei begrenztem Budget, n8n bei hohem Kontrollbedarf und vorhandenem technischen Wissen.

Typische Fehler

• Zu viel auf einmal. Beginnen Sie mit einem Ablauf, nicht mit zehn.
• Kein Mensch in der Schleife. Alles, was an Kunden geht, wird freigegeben.
• Keine Fehlerbehandlung. Was passiert, wenn der Anhang fehlt oder die KI Unsinn liefert? Legen Sie Rückfallwege fest.
• Keine Messung. Ohne Ausgangswert wissen Sie nicht, ob sich der Aufwand lohnt.
• Vergessene Pflege. Programme ändern ihre Schnittstellen, Modelle werden ersetzt. Planen Sie eine Quartalsprüfung ein.

Unser Fazit

Die Wahl der Plattform ist weniger wichtig als die Wahl des richtigen ersten Ablaufs. Suchen Sie eine Aufgabe, die oft vorkommt, klar beschrieben werden kann und bei der ein Fehler beherrschbar ist. Bauen Sie sie klein, lassen Sie einen Menschen freigeben, messen Sie die Zeit und entscheiden Sie dann über den Ausbau. Bei der Auswahl von Plattform und Ablauf unterstützen wir Sie gern. Um passende Fördermöglichkeiten kümmern wir uns ebenfalls gern.

Sie wollen Ihren ersten Ablauf gemeinsam aufsetzen? In der KI-Prozessoptimierung wählen wir mit Ihnen Aufgabe und Werkzeug aus und bauen den ersten Workflow. Der Einstieg gelingt im kostenlosen Erstgespräch.

Weiterführend

• KI-Prozessoptimierung: Abläufe auswählen, bauen, messen
• KI für Produktion und Fertigung: Automatisierung in der Fertigung
• KI-Workflows: So automatisieren KMU wiederkehrende Aufgaben
• KI-Stack für KMU
• Kostenloser KI-Readiness-Check: Wie bereit ist Ihr Unternehmen für KI?

Quellen

• Preise der Plattformen (Zapier Professional, Make Core, n8n Cloud Starter), Stand 30.10.2026, nach den Preisseiten der Anbieter und Vergleichsberichten. Bitte vor Entscheidung aktuell prüfen.
• API-Preise für Claude Haiku 5.5 und Sonnet 5.5 nach der Preisliste von Anthropic.
• Zeit- und Kostenrechnungen sind Beispiele mit Annahmen.