KI und Datenschutz in Österreich: DSGVO-konform arbeiten und Schatten-KI vermeiden

Kurzfassung

• KI und DSGVO schließen sich nicht aus. Entscheidend sind drei Fragen: Welche Daten gehen hinein, über welchen Zugang und an welchen Anbieter?
• Keine echten personenbezogenen Daten in private oder kostenlose Konten. Für alles mit Kundenbezug braucht es einen Firmenzugang mit Vertrag.
• Die größte Praxislücke ist Schatten-KI: Beschäftigte nutzen private Zugänge, weil der Betrieb nichts Besseres anbietet.
• Das Mittel dagegen ist keine Verbotsliste, sondern eine kurze Richtlinie, ein sicherer Firmenzugang und Schulung.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen, auch für das, was eine KI im Kundenkontakt sagt.

Dieser Beitrag ist eine praxisnahe Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei Gesundheitsdaten, Berufsgeheimnissen oder größeren Projekten holen Sie bitte rechtlichen Rat ein.

Warum Datenschutz bei KI ein Thema ist

Wenn Sie einen Text, ein Dokument oder eine E-Mail in ein KI-Tool eingeben, verlässt die Information Ihr Unternehmen und wird beim Anbieter verarbeitet, häufig auf Servern in den USA. Daraus ergeben sich drei Fragen, die Sie für jedes Tool klären sollten:

1. Welche Daten geben wir ein? Sind es personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Verläufe) oder Geschäftsgeheimnisse?
2. Über welchen Zugang? Privatkonto, kostenloses Konto oder Firmenzugang mit Vertrag?
3. An wen und wohin? Welcher Anbieter verarbeitet die Daten, und in welchem Land?

Die Antworten entscheiden, ob die Nutzung rechtlich und praktisch vertretbar ist.

Schatten-KI: das Risiko, das viele übersehen

Mit „Schatten-KI" ist die Nutzung von KI-Tools ohne Wissen oder Freigabe des Betriebs gemeint, meist über private Konten. Wie verbreitet das ist, zeigt eine Befragung von Bitkom Research unter 604 Unternehmen in Deutschland (Sommer 2025): Rund vier von zehn Unternehmen vermuten, dass Beschäftigte private KI-Zugänge für die Arbeit nutzen. Acht Prozent sagen, das sei weit verbreitet, 17 Prozent kennen Einzelfälle. Die Zahlen gelten für Deutschland, für Österreich gibt es keine gleich belastbare Erhebung. Dass das Muster hierzulande anders aussieht, ist aber nicht zu erwarten.

Die Ursache ist selten böse Absicht. Meist wollen Beschäftigte schneller arbeiten und finden im Betrieb weder ein Werkzeug noch eine Regel. Typisch sind zwei Situationen:

• Ein Vertriebsmitarbeiter kopiert eine Kundenanfrage samt Namen in ein kostenloses Chatprogramm, um eine Antwort zu formulieren.
• Eine Assistentin lädt einen Vertrag hoch, um ihn zusammenfassen zu lassen.

Beides kann Datenschutz und Geheimhaltung verletzen. Ein bloßes Verbot hilft meist nicht, weil die Nutzung dann nur unsichtbar wird. Wirksamer ist die Kombination aus drei Dingen: ein sicherer Firmenzugang, eine kurze, verständliche Richtlinie und Schulung. Mehr zur Einführung im Team steht im Beitrag zum Change Management bei KI.

Sieben Regeln für den DSGVO-konformen Einsatz

Regel 1: Daten in drei Klassen einteilen

Legen Sie fest, was in KI-Tools darf. Eine einfache Ampel reicht für den Start:

Gesundheitsdaten und andere besondere Datenkategorien unterliegen in der DSGVO (Artikel 9) strengeren Regeln. Das betrifft zum Beispiel Arztpraxen und Gesundheitsbetriebe, siehe die Seite zu KI im Gesundheitswesen.

Regel 2: Platzhalter statt echter Daten

Die einfachste Schutzmaßnahme ist, gar keine echten Daten einzugeben. Statt „Schreibe ein Angebot für Herrn Max Mustermann, Musterstraße 12, 1010 Wien" genügt „Schreibe ein Angebot für einen Kunden für eine Badezimmersanierung mit 12 m²". Name und Adresse ergänzen Sie danach selbst. Das gilt auch für E-Mail-Verläufe: Entfernen Sie Namen, Adressen und Telefonnummern, bevor Sie sie in ein Tool kopieren.

Regel 3: Firmenzugang statt Privatkonto

Hier gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Tarifen. Nach einer Übersicht vom September 2026 nutzen Anbieter Eingaben aus kostenlosen und privaten Konten teils standardmäßig zum Training ihrer Modelle, oft mit Opt-out in den Einstellungen. Bei Business-, Team-, Enterprise-Tarifen und API-Zugängen ist das laut Anbieterangaben nicht der Fall. Die Regeln der Anbieter haben sich mehrfach geändert, prüfen Sie deshalb die aktuelle Fassung.

Ein Firmenzugang bringt zudem Verwaltung und Verträge mit. Die Kosten sind überschaubar, einen Überblick gibt der Beitrag Was kostet KI im Unternehmen?. Ein bezahlter Privattarif ist nicht automatisch DSGVO-tauglich, weil dort meist kein passender Auftragsverarbeitungsvertrag besteht.

Regel 4: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen

Verarbeitet ein Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO. Große Anbieter stellen dafür in den Business-Tarifen Vertragsvorlagen („Data Processing Addendum") bereit. Prüfen Sie vor dem Kauf, ob der Tarif den Vertrag enthält, und legen Sie ihn ab.

Regel 5: Datenübermittlung in die USA

Für Anbieter, die unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert sind, ist die Übermittlung personenbezogener Daten nach dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission grundsätzlich zulässig. Das Gericht der Europäischen Union hat die Klage gegen den Beschluss am 3. September 2025 abgewiesen. Gegen dieses Urteil läuft ein Rechtsmittel beim Europäischen Gerichtshof (Aktenzeichen C-703/25 P), über das noch nicht entschieden ist. Der Beschluss bleibt bis dahin in Kraft.

Für die Praxis heißt das:

• Prüfen Sie, ob der Anbieter in der öffentlichen DPF-Liste aktiv geführt wird, und dokumentieren Sie das Datum.
• Halten Sie einen Plan B bereit: Standardvertragsklauseln können die Übermittlung absichern, falls das Framework fällt.
• Vermeiden Sie personenbezogene Daten, wo es geht. Dann ist die Frage kleiner.

Regel 6: Dokumentation und Information

Wer KI mit personenbezogenen Daten einsetzt, ergänzt:

• das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Drittland, Rechtsgrundlage)
• die Datenschutzerklärung, wenn Kundendaten betroffen sein können
• bei hohem Risiko für Betroffene eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Artikel 35 DSGVO)

Welche Rechtsgrundlage passt (Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, Einwilligung), hängt vom Einzelfall ab. Eine Mustervorlage, die für alle Betriebe passt, gibt es nicht. Lassen Sie diesen Punkt bei Kundendaten fachlich prüfen.

Regel 7: Menschen prüfen, Menschen entscheiden

Die DSGVO schützt Personen davor, dass erhebliche Entscheidungen allein von automatisierten Systemen getroffen werden (Artikel 22). Das betrifft zum Beispiel Bewerbungen, Kredit- oder Vertragsentscheidungen. Lassen Sie solche Entscheidungen nicht ohne menschliche Prüfung von einer KI treffen. Und prüfen Sie jede Ausgabe vor dem Versand: KI-Systeme können falsche Aussagen überzeugend formulieren und neigen dazu, Nutzern zuzustimmen, wie im Beitrag zur KI-Sycophancy beschrieben.

KI im Kundenkontakt: Grenzen und Verantwortung

Setzen Sie einen Chatbot oder eine automatische Antwortfunktion ein, tragen Sie die Verantwortung für das, was das System im Namen Ihres Betriebs sagt. Daraus folgen klare Grenzen:

• Keine verbindlichen Auskünfte in Rechts-, Gesundheits- oder Finanzfragen. Allgemeine Informationen ja, individuelle Beratung nein.
• Übergabe an Menschen bei kritischen oder emotionalen Anliegen.
• Transparenz: Kunden sollen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen. Für bestimmte KI-Systeme gelten dazu Informationspflichten nach dem EU AI Act (Artikel 50), siehe den Leitfaden zum EU AI Act für österreichische KMU.
• Leitplanken und Tests: Legen Sie fest, was das System nie tun darf, und testen Sie mit schwierigen Fragen.

Wie Sie Kundenservice mit KI sinnvoll aufbauen, beschreibt der Beitrag zu KI im Kundenservice.

Branchen mit besonderen Pflichten

In manchen Berufen kommen Geheimhaltungspflichten dazu, die über die DSGVO hinausgehen, etwa bei Rechtsanwälten, Steuerberatern, Ärzten oder Finanzdienstleistern. Hier gilt: Mandanten-, Patienten- und Kundendaten gehören nicht in öffentliche KI-Dienste. Mögliche Wege sind geprüfte Business-Lösungen mit Vertrag oder der Betrieb auf eigener Infrastruktur, wie im Beitrag zu Kosten und Open Source skizziert. Die Branchenseiten Steuerberater und Rechtsanwälte und Finanzdienstleister gehen darauf ein.

Was bei Verstößen droht

Die DSGVO sieht Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor (Artikel 83). Für kleine Betriebe sind die Höchstsummen kaum realistisch. Wahrscheinlicher sind Beschwerden von Betroffenen bei der Datenschutzbehörde, Verwarnungen, Anordnungen und Vertrauensverlust bei Kunden. Dazu kommen mögliche Schadenersatzansprüche und vertragliche Folgen, wenn Geschäftsgeheimnisse von Kunden betroffen sind.

So starten Sie in vier Schritten

1. Bestandsaufnahme: Fragen Sie im Team offen, welche KI-Tools bereits genutzt werden und wofür. Ohne Vorwurf, mit dem Ziel, Bedarf zu erkennen.
2. Richtlinie: Eine Seite genügt: erlaubte Tools, Datenampel, Ansprechperson, Verhalten bei Fehlern.
3. Firmenzugang: Ein freigegebener Zugang mit Vertrag für die Aufgaben, die tatsächlich anfallen.
4. Schulung: Kurz, mit echten Beispielen aus dem Arbeitsalltag. Das ist auch die Grundlage für die KI-Kompetenz, die der EU AI Act verlangt, siehe KI-Schulung für Mitarbeiter.

Checkliste

• Datenampel (grün, gelb, rot) festgelegt
• Keine echten Personendaten in Privat- oder Gratiskonten
• Firmenzugang mit Vertrag für KI-Tools mit Kundenbezug
• AVV abgeschlossen und abgelegt
• Anbieter in der DPF-Liste geprüft, Plan B (Standardvertragsklauseln) bekannt
• Verarbeitungsverzeichnis und Datenschutzerklärung ergänzt
• Keine erheblichen Entscheidungen allein durch KI
• Kundenchatbot mit Grenzen, Übergabe an Menschen und Hinweis auf KI
• Richtlinie ausgegeben und Team geschult
• Betriebsrat eingebunden, falls vorhanden

Förderung

Für Beratung und Schulung gibt es in Österreich mehrere Programme, die sich nach Bundesland und Betriebsgröße unterscheiden. Den aktuellen Überblick finden Sie im Beitrag zu KI-Förderungen in Österreich. Um passende Fördermöglichkeiten kümmern wir uns gern.

Unser Fazit

Datenschutz ist bei KI keine Bremse, sondern eine Frage der Ordnung. Wer festlegt, welche Daten in welche Tools dürfen, einen Firmenzugang mit Vertrag bereitstellt und sein Team schult, kann KI produktiv und rechtlich sauber einsetzen. Der gefährlichste Zustand ist der ungeregelte: Alle nutzen KI, niemand weiß wie. Die wichtigste Einzelmaßnahme ist deshalb eine kurze, verständliche Richtlinie mit einer klaren Datenampel.

Sie wollen Regeln und Schulung für Ihr Team aufsetzen? In einem KI-Workshop erarbeiten wir gemeinsam Datenampel, Richtlinie und Beispiele für Ihren Alltag. Den Einstieg bietet das kostenlose Erstgespräch.

Weiterführend

• KI-Workshops und Schulungen: Richtlinie und sichere Nutzung im Team verankern
• KI für Gesundheitswesen und Arztpraxen: Umgang mit Patientendaten
• EU AI Act für österreichische KMU: Der komplette Leitfaden 2026
• KI-Schulung für Mitarbeiter
• Kostenloser KI-Readiness-Check: Wie bereit ist Ihr Unternehmen für KI?

Quellen

• Schatten-KI in Unternehmen (Befragung von 604 Unternehmen in Deutschland, Oktober 2025): Bitkom, Presseinformation
• Trainingsnutzung, Anbieterangaben (geprüft 30. Oktober 2026): OpenAI, How your data is used to improve model performance, Anthropic, Is my data used for model training?
• Trainingsnutzung nach Tarifen (Stand 1. September 2026, Sekundärquelle): Sonomos, Which AI Tools Train On Your Data
• Data Privacy Framework, Urteil des Gerichts der EU vom 3. September 2025 und Rechtsmittel C-703/25 P: Heuking, EuG bestätigt Wirksamkeit des DPF und Nexvyra, Übersicht zum Rechtsmittel
• Artikel 9, 22, 28, 35 und 83 DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679 (Rechtsakt, im Einzelfall rechtlich prüfen lassen)